خطوات فعالة لكتابة بريد الكتروني بشكل أحترافي لكل المدراء

ساعات بنبقى مش عارفين امتى نبعت e-mail وامتى يبقى الميتنج افضل
دي شوية نصايح من كتاب Essential Manager: Effective Communication
When to Speak:
ميزة الكلام ان ردة فعل المتلقي بتبتان على طول في لحظتها وبالتالي نستخدم الكلام لو محتاج تاخد رأي الناس الاول قبل ما تاخد قرار بصورة رسمية.
When to write:

-أي كتابة ممكن تتحفظ وبتبقى حاجة دايمة وده بيخليها تاخد شكل رسمي اكتر من الكلام.
-لما تحب تقول كلام فيه تفاصيل كتير وجداول وبيانات كتير وعاوزة الكلام يوصل بطريقة واحدة محددة لعدد كبير من الناس يبقى لازم يتبعت في ايميل.

80% من الناس بيقروا العنوان مبيقروش الميل و 20% بس هما اللي بيكملوا قراية للأخر علشان كده لازم العنوان يبقى موضح الفكرة اللى محتاج توصلها.

Becoming a Better Writer:
– اكتب بطريقة منظمة ومختصرة وبسيطة.
– الترتيب مهم علشان اللي يقرا ميتلخبطش ابدأ بأهم معلومة في الأول وبعدين الأقل أهمية.
– ابعد عن الاكليشيهات وال jargon اللى هي المصطلحات.
– اكتب زي ما يكون في حد قدامك بتكلمه وكل ما يكون الكلام بسيط وبعيد عن المصطلحات المجعلصة كل ما يكون احسن.
-راجع الكلام كذا مرة علشان ميبقاش فيه غلطات املائية او غلطات في الجرامر النقطة دي بالذات بتفقد الكلام مصداقيته عند اللي بيقرا.
-الافضل تستخدم الفعل المضارع ولو اخترت زمن في الكلام اثبت عليه متفضلش رايح جاي بين الماضي والمضارع.

Sending Better E-mails:
-اختار عنوان الميل كويس جدا بحيث يبقى بسيط و موضح موضوع الميل “يبان من عنوانه”.
-لو الكلام زاد عن 3 فقرات يبقى يا اما ابعته في attachment أو محتاج ميتنج تشرح فيه باستفاضة.
-لما تيجي تكتب الbody بتاع الميل لازم الجرامر مظبوط والspelling صح واتأكد من الcapitalization و ال punctuation.
-حاول تبعد عن اي انتقاد عن طريق ان الكلام يبقى واضح و مش محتاج تفسير وهتتفادى بكده ان يحصل أي سوء تفاهم.
-في اخر الكلام اشكر الناس والتوقيع يبقى بسيط ومفيهوش quotes.
-اراجع الميل قبل ما ابعت و اتأكد ان ال attachments اللي الناس محتاجينها لا اكتر و لا أقل.

كل الشكر والتقدير الي منى فوزي أحمد صاحبة الترجمة والصياغة لهذا الموضوع

المرجع Essential Manager: Effective Communication